การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับคนไม่ว่าง

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับคนไม่ว่าง

คุณเคยคิดว่าตัวเองต้องการที่จะมีเวลามากขึ้นในแต่ละวันเพราะมี “เวลาไม่พอ” ในการทำทุกอย่างให้สำเร็จหรือไม่? บางครั้งคุณรู้สึกว่าคุณกำลังเล่นกลภาระผูกพันมากเกินไปในช่วงเวลาหนึ่งวันหรือไม่?

ในเวลาเดียวกันคุณเคยรู้สึกทึ่งบ้างไหมที่บางคนดูเหมือนจะประสบความสำเร็จอย่างมากในเวลาเท่ากันที่เราได้รับ

เช่นเดียวกับกุญแจพื้นฐานสู่ความมั่งคั่งการจัดการเงินที่เหมาะสม (การจัดการรายได้การออมการลงทุนและการใช้จ่าย) กุญแจสู่ความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายทั้งหมดที่คุณกำหนดไว้สำหรับตัวคุณเองคือการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อเร็ว ๆ นี้จอห์นสโตสเซิลผู้รายงานข่าวโทรทัศน์ 20/20 ของ ABC ได้ระเบิดตำนานที่ว่าคนอเมริกันมีเวลาว่างน้อยกว่าคนรุ่นก่อน ๆ เมื่อเขาเรียนรู้วิธีจัดการเวลาของเขาให้ดีขึ้นเขาก็พบว่าเขาสามารถเขียนหนังสือได้ (Give Me a Break)

อย่างไรก็ตามน่าแปลกที่อาจเป็นเหตุผลที่สำคัญที่สุดในการเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นก็คือการปกป้องสุขภาพ

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าความยุ่งยากที่เกิดขึ้นจากความยากลำบากในการรับมือกับการหยุดชะงักทุกวันของเรา – โทรศัพท์, อีเมล, ผู้เข้าชมที่ไม่คาดคิด, การประชุมที่ไม่ได้วางแผน, เหตุฉุกเฉินฉับพลัน ฯลฯ – นำไปสู่ระดับความเครียดที่เพิ่มขึ้น ผลกระทบของความเครียดนี้อาจเป็นความทุกข์ในกระเพาะอาหารและทางเดินอาหารเช่นเดียวกับความเหนื่อยล้าที่รุนแรงและอ่อนเพลีย

นอกจากนี้การวิจัยทางสมองพบว่าความเหนื่อยล้าที่เกี่ยวข้องกับความเครียดนั้นเชื่อมโยงกับความวิตกกังวลมากขึ้นเกี่ยวกับการไม่ได้ทำสิ่งที่เราต้องการให้สมบูรณ์มากกว่าความเครียดแบบเฉียบพลันที่เกิดจากวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว ดังนั้นความสำคัญสูงสุดของการบริหารเวลา

การจัดการการสื่อสาร

คุณสามารถลดระยะเวลาที่เสียไปกับโทรศัพท์โดยหลีกเลี่ยงการพักสาย หากใครบางคนไม่พร้อมใช้งานทันทีค้นหาเวลาที่ดีที่สุดในการโทรกลับหรือออกจากหมายเลขของคุณ หากคุณต้องการโทรปกติให้ลองกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้าตามเวลาที่ตกลงร่วมกัน

หากพนักงานต้อนรับเลขานุการหรือผู้ช่วยตอบรับสายเรียกเข้าของคุณให้ฝึกฝนพวกเขาให้โทรไปที่หน้าจอและส่งต่อไปยังผู้อื่น ให้พนักงานของคุณรับข้อความแทนคุณเมื่อคุณไม่ต้องการถูกรบกวนและลองส่งมอบสายบางสายให้ผู้อื่น

หากคุณรับสายให้ผู้โทรทราบถึงข้อ จำกัด ด้านเวลาของคุณ เก็บโทรศัพท์และปากกาไว้เสมอ หากคุณได้รับโทรศัพท์เพื่อขอข้อมูลที่คุณไม่ได้ส่งทันทีอย่าค้นหา: จัดการโทรกลับในภายหลัง

คุณสามารถลดการขัดจังหวะโทรศัพท์มือถือโดยไม่ให้ตัวเลขกับคนจำนวนมากเกินไปและไม่รวมอยู่ในนามบัตรหรือลายเซ็นอีเมลของคุณเว้นแต่จะยากเกินไปที่จะเข้าถึงตัวคุณด้วยวิธีอื่น

หลีกเลี่ยงการติดต่อทางธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท ด้วยโทรศัพท์ของคุณ ทุกครั้งที่คุณคิดว่าคุณกำลังออมโดยการขับรถและพูดคุยในเวลาเดียวกันจะหายไปหากคุณฟุ้งซ่านพอที่จะพลาดทางเลี้ยวหรือทางออกทางหลวง ยิ่งไปกว่านั้นจะหายไปโดยต้องสร้างการโทรใหม่ในภายหลังหรืออาจจะทำซ้ำบทสนทนาเดิม ๆ เพราะคุณไม่สามารถจดบันทึกระหว่างการโทรเดิมได้

คนส่วนใหญ่เปิดโปรแกรมอีเมลไว้ตลอดทั้งวันและแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความเข้ามา นอกจากนี้จากการศึกษาล่าสุดพบว่า 75% ของคนเหล่านี้จะหยุดกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อดูแลอีเมลขาเข้า

สิ่งนี้ก่อกวนอย่างมากและป้องกันไม่ให้คุณมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง นักวิจัยขอให้กลุ่มการศึกษาหลีกเลี่ยงการจัดการอีเมลขาเข้าแต่ละครั้งที่มาถึง พวกเขาได้รับอนุญาตให้อ่านและตอบอีเมลใหม่ได้เพียงห้าครั้งต่อวัน ระดับประสิทธิภาพของกลุ่มนี้เพิ่มขึ้น 35%

ปิดการแจ้งเตือนอีเมลขาเข้าดังนั้นเปิดอีเมลในช่วงเวลาปกติเท่านั้น อย่าปล่อยให้อีเมลกำหนดว่าวันทำงานของคุณควรเป็นอย่างไร

การจัดการการประชุมและผู้เยี่ยมชม

เป็นที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวางว่าประมาณหนึ่งในสามของเวลาที่ใช้ในการประชุมจะสูญเปล่าเนื่องจากการจัดการการประชุมที่ไม่ดีและขาดการวางแผน การประมาณการที่เชื่อถือได้บ่งชี้ว่าผู้บริหารโดยเฉลี่ยใช้เวลาในการประชุมประมาณ 17 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เวลาในการวางแผนประมาณ 6 ชั่วโมงและการติดตามผลที่ไม่ได้บอกกล่าว

ผู้บริหารระดับสูงคนหนึ่งจำได้ว่าถูกเรียกให้เข้าร่วมการประชุมทุก ๆ วันของสัปดาห์ธุรกิจ: การประชุมหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์นั้นมีข้อความระบุว่าการตลาดผลิตภัณฑ์อีกเรื่องหนึ่งเรียกว่ากลยุทธ์แล้วทดสอบผลิตภัณฑ์แล้วตรวจสอบลูกค้า นอกจากนี้หนึ่งในห้าของการประชุมประจำสัปดาห์ไม่มีวาระที่แน่นอน และสิ่งนี้ไม่นับการประชุมเฉพาะกิจในประเด็นที่อาจมีการครอบตัดเป็นครั้งคราว

เมื่อผู้บริหารรายนี้ไม่สามารถโน้มน้าวให้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารลดจำนวนการประชุมลงได้เธอจึงตัดสินใจทำงานจากที่บ้าน 50% ของเวลา ผลผลิตของเธอ (วัดจากการปิดสัญญา) เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า!

ไม่จำเป็นต้องกำจัดการประชุมทั้งหมด แต่การประชุมภายใน บริษัท มากถึงครึ่งอาจทำกำไรได้ ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อจดบันทึกจำนวนการประชุมที่คุณเข้าร่วมเมื่อสัปดาห์ที่แล้วจำนวนการวางแผนสำหรับสัปดาห์ที่จะมาถึงและระยะเวลาที่คุณคิดว่าการประชุมครั้งสุดท้าย เพิ่มชั่วโมงและลดจำนวนการประชุมสองครั้งและ / หรือจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการประชุม 30%

กฎเดียวกันสำหรับการโทรเข้ามาใช้กับการนัดหมายส่วนตัวและผู้เยี่ยมชม หากคุณมีเลขานุการหรือ PA ให้กำหนดนโยบายที่ชัดเจนว่าใครควรมีสิทธิ์เข้าถึงคุณและบุคคลอื่นอาจพูดได้

หากคุณมีผู้เข้าชมที่ไม่คาดคิดให้เริ่มต้นว่าทำไมพวกเขามาพบคุณ
ยืนเมื่อพวกเขาเข้าไปในห้องเพื่อให้พวกเขายังคงยืนอยู่ ถ้าจำเป็นจริง ๆ ที่คุณต้องจัดการกับพวกเขาเป็นการส่วนตัวแนะนำการประชุมในภายหลังตามความสะดวกของคุณ กำหนดเวลาในการสนทนาของคุณและหลีกเลี่ยงการพูดคุยเล็ก ๆ
หากคุณไม่สามารถพาพวกเขาออกไปจากสำนักงานได้ให้แก้ตัวอย่างสุภาพและออกจากสำนักงานด้วยตัวเอง

เคล็ดลับเหล่านี้ไม่มีความละเอียดถี่ถ้วนแต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการจัดการทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณ: เวลา