ผู้ที่ดำเนินการประชุมที่ดี: พวกเขามีอยู่จริง!

คนส่วนใหญ่เกลียดการประชุม พวกเขาเบื่อที่จะเสียเวลาพูดคุยนอกหัวข้อและโดยทั่วไปไม่ค่อยประสบความสำเร็จเท่าไหร่ ผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนมีความรับผิดชอบจำนวนหนึ่งในสถานการณ์เหล่านี้ แต่ส่วนใหญ่ของความผิดพลาดตรงกับคนที่ถูกกล่าวหาว่าวิ่งหรืออำนวยความสะดวกในการประชุม

เก้าอี้ที่ดีรู้วิธีการทำให้แน่ใจว่าการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นใช้เวลาส่วนใหญ่และทุกคนที่เข้าร่วมรู้สึกมีคุณค่าและได้ยิน

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เกิดขึ้นโดยคนส่วนใหญ่ที่เรียกประชุมหลายคนที่เรียกประชุมมีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย พวกเขาจะทำผิดพลาดทั่วไปเช่น:

•เรียกประชุมในรูปแบบเผด็จการ

•ให้ความเห็นของเขาหรือเธอก่อน

•ดูตัวเองว่า “รับผิดชอบ” หรือ “หัวหน้า” ของการประชุม

•ไม่สนใจคนเงียบ ๆ หรือคนที่ไม่ได้มีส่วนร่วม

•มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่พวกเขาต้องการไม่ใช่ผลลัพธ์ที่กลุ่มต้องการ

คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในการประชุมที่มีพฤติกรรมเหล่านี้ชัดเจนและคุณอาจรู้ว่าการประชุมเหล่านั้นไม่ได้ผลมากนัก และบางทีคุณอาจทำสิ่งเหล่านี้ด้วยตัวเองเมื่อคุณกำลังประชุม

ข่าวดีก็คือทุกคนสามารถทำได้ดีในการประชุม เพียงแค่ใช้ความรู้และความเข้าใจในสิ่งที่ต้องปรับปรุงตามด้วยการฝึกฝนและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ลักษณะของประธานการประชุมที่ยิ่งใหญ่หากคุณเคยมีโอกาสได้เป็นประธานการประชุม รับจดทะเบียนบริษัท ที่ดำเนินการโดยประธานที่ดีคุณจะรู้ว่าทักษะของเขาหรือเธอสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมาก แต่คุณเคยใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับสิ่งที่บุคคลนั้นทำในระหว่างการประชุมที่ทำให้เขาหรือเธอเป็นประธานที่ดีหรือไม่คนส่วนใหญ่ที่จัดการประชุมที่ยอดเยี่ยมมีลักษณะดังต่อไปนี้:

•มุ่งเน้นกระบวนการของการประชุม

•จัดการประชุมในบรรยากาศที่เป็นกันเองและเป็นมิตร

•มีอารมณ์ขันที่เหมาะสม

•รับฟังมากและพูดน้อยมาก

•อ่านและทำความเข้าใจความแตกต่างของภาษากายและการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด

•รับทราบและจัดการความขัดแย้ง

•จัดการและสร้างสมดุลให้กับผู้คนงานและผลลัพธ์

•เข้าใจว่ายิ่งมีข้อตกลงในการประชุมมากเท่าไหร่การกระทำที่เกิดขึ้นจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น

บางส่วนของลักษณะเหล่านี้มีความชัดเจนอื่น ๆ มีความละเอียดมากกว่าและคุณต้องใส่ใจอย่างใกล้ชิดเพื่อแจ้งให้ทราบ ครั้งต่อไปที่คุณอยู่ในการประชุมที่มีการดำเนินการที่ดีให้มองหาคุณลักษณะเหล่านี้และจดบันทึกพฤติกรรมที่สำคัญที่เกิดขึ้น

พฤติกรรมหลักของคนที่ทำงานประชุมได้ดีสิ่งเหล่านี้อาจแตกต่างกันบ้าง แต่โดยทั่วไปแล้วรวมถึง:

•คำแรกในประเด็นใหม่คือ “คุณคิดอย่างไร?”

•แสดงความคิดเห็นของตนเองล่าสุด

•พูดหลังจากที่ผู้อื่นพูด

•โทรออกและดึงคนที่เงียบกว่า

•ชี้แจงและตรวจสอบความเข้าใจในการอภิปรายคำพูดการกระทำและการแก้ปัญหา

•ในตอนท้ายของแต่ละวาระขอให้ผู้จดบันทึกนาทีอ่านออกเสียงสิ่งที่บันทึกไว้และตรวจสอบข้อตกลงภายในกลุ่ม

คุณจะเป็นคนเก่งในการจัดการประชุมได้อย่างไร? มีขั้นตอนอื่น ๆ อีกมากมายที่คุณสามารถทำได้

การฝึกอบรม – รับการฝึกอบรม

การปฏิบัติ – นำสิ่งที่คุณได้เรียนรู้ไปใช้ปฏิบัติ อย่าพยายามเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน แต่เลือกสองหรือสามอย่างเพื่อเริ่มต้นและค่อย ๆ เพิ่มเข้าไปเรื่อย ๆ เมื่อคุณรู้สึกสะดวกสบายกับ “คนใหม่” ของคุณ

ผู้ให้คำปรึกษา / โค้ช – หากคุณรู้จักใครที่เก่งในการประชุมอยู่แล้วขอให้เขาหรือเธอให้คำปรึกษาหรือโค้ชคุณเกี่ยวกับเทคนิคของคุณ ผู้ให้คำปรึกษาของคุณอาจเป็นคนที่มีส่วนร่วมในการประชุมที่คุณนำโดยปกติหรือคุณสามารถจัดการให้เขาหรือเธอนั่งลงและสังเกตคุณ

บอกคนอื่น ๆ – ในบางกรณีการให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้พวกเขาสามารถช่วยเหลือคุณและช่วยเหลือคุณตลอดทาง สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีที่สุดในกลุ่มเล็ก ๆ ที่มีความผูกพันที่มั่นคงหรือระดับความน่าเชื่อถือที่จัดตั้งขึ้น

ข้อเสนอแนะ – ขอคำติชมหลังจากการประชุมทุกครั้ง แต่ให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีกลไกสำหรับการจัดเตรียมที่รอบคอบและช่วยให้พวกเขามีอิสระในการระบุ

ทำไมต้องไปพยายามทุกอย่าง? ความสามารถในการดำเนินการประชุมที่ยอดเยี่ยมไม่ได้เป็นเพียงทักษะที่ดีที่มีเพื่อให้ผู้คนเพลิดเพลินไปกับการมีส่วนร่วมในการประชุมของคุณ มันเป็นทักษะการเสริมสร้างอาชีพที่สร้างผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากการประชุมของคุณและทำให้คุณมีค่ามากขึ้นกับนายจ้างของคุณ

ลองคิดดูสักครู่ เมื่อคุณเข้าสู่การประชุมที่จะถูกดำเนินการโดยคนที่มีปัญหาอะไรทัศนคติของคุณคืออะไร? คุณไปด้วยความเต็มใจและมีความสุขพร้อมที่จะทำงานให้ดีที่สุดแล้วหรือยัง? หรือคุณหวาดกลัวและพยายามที่จะผ่านมันไปให้เร็วที่สุดคนที่จัดการประชุมที่ดีจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากผู้คนที่อยู่รอบตัวพวกเขาและดึงดูดผู้ที่ต้องการทำให้ดีที่สุด และนั่นเป็นสิ่งที่คุ้มค่ากับความพยายามในการพัฒนาและฝึกฝนทักษะของคุณ