อย่าข้ามรายละเอียดเหล่านี้ในรูปแบบจดหมายตอบรับ!

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงหนึ่งในจดหมายที่สำคัญที่สุดในโลกธุรกิจ นั่นคือ จดหมายเสนอ เราจะแจ้งรายละเอียดสำคัญบางอย่างที่คุณไม่ควรพลาดในรูปแบบจดหมายตอบรับ
เนื่องจากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นผู้ร่างและส่งจดหมายธุรกิจเป็นประจำ พวกเขาจึงทราบถึงความสำคัญของจดหมายทุกฉบับอย่างชัดเจน จำเป็นต้องพูด จดหมายธุรกิจสร้างความประทับใจให้กับองค์กรหรือบุคคลที่ถูกส่งไป นี่เป็นเหตุผลว่าทำไม HR จึงถูกคาดหวังให้มีสติอยู่เสมอในขณะที่เลือกรูปแบบจดหมาย HR และร่างจดหมาย

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงหนึ่งในจดหมายที่สำคัญที่สุดในโลกธุรกิจ นั่นคือ จดหมายเสนอ เราจะแจ้งรายละเอียดสำคัญบางอย่างที่คุณไม่ควรพลาดในรูปแบบจดหมายตอบรับ

ก่อนพูดคุยเรื่องใด เรามาทำความเข้าใจความหมายและความสำคัญของจดหมายนี้เสียก่อน

จดหมายตอบรับเป็นเอกสารที่บริษัทมอบให้กับผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก ใช้เพื่อสะกดรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเสนออย่างเป็นทางการ เน้นความรับผิดชอบของงาน และอธิบายรายละเอียดขององค์กรแก่พนักงานใหม่ รับจดทะเบียนบริษัท โดยพื้นฐานแล้ว จดหมายเสนอซื้อไม่เพียงแต่เป็นจุดเริ่มต้นของเส้นทางการจ้างงานที่ดี แต่ยังกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องและชัดเจนด้วย

ทีนี้มาพูดถึงความสำคัญของมันกัน ตรงกันข้ามกับความเชื่อหลายๆ อย่าง จดหมายตอบรับมีความสำคัญสำหรับทั้งพนักงานและองค์กร เมื่อพูดถึงพนักงาน มันช่วยให้พวกเขาพิสูจน์การจ้างงานได้ และสำหรับบริษัท จดหมายเสนอซื้อเป็นจุดติดต่อแรกระหว่างผู้สมัครกับนายจ้าง และการสร้างความประทับใจแรกพบให้เป็นผลดีก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาเช่นกัน

ตอนนี้เมื่อเรารู้ความหมายและความสำคัญของจดหมายตอบรับแล้ว มาดูข้อมูลสำคัญ 5 อันดับแรกที่ควรมีอยู่ในนั้นเสมอ:

การกำหนด

การกำหนดผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกควรสะกดด้วยตัวอักษรหนาเสมอ นอกจากนั้น HRs ควรเพิ่มหน้าที่และความรับผิดชอบของตนด้วย การเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้จะให้ภาพที่ชัดเจนแก่พนักงานและทำให้พวกเขาไม่ต้องสงสัยในบทบาทของตน นอกจากนี้ การไม่ใส่ชื่อในรูปแบบจดหมายตอบรับจะส่งผลเสียต่อพนักงาน ซึ่งบริษัทไม่ต้องการ

ผู้จัดการการรายงาน

บ่อยครั้งที่ผู้สมัครไม่ได้รับโอกาสพบกับผู้จัดการการรายงาน (RM) ของตนในระหว่างขั้นตอนการคัดเลือก เช่นเดียวกับข้อมูลอื่น ๆ พนักงานควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับผู้ที่พวกเขาจะรายงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรระบุชื่อและตำแหน่งของ RM เพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับจดหมาย เราสามารถสรุปลำดับชั้นของการรายงานได้ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจระบบการจัดอันดับสมาชิกของบริษัท

เงินเดือน

นี่เป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดที่จะรวมอยู่ในรูปแบบจดหมายเสนอซื้อ มาเถอะ สิ่งแรกที่พนักงานทุกคนมองหาเมื่อได้รับจดหมายคือรายละเอียดเงินเดือน เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลควรเน้นทุกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน ตั้งแต่การหักเงิน ผลประโยชน์ไปจนถึง CTC

วันที่เข้าร่วม

ข้อมูลที่สี่ต้องมีในจดหมายตอบรับคือวันที่เข้าร่วม ตอนนี้ การสะกดวันที่และเวลาเข้าร่วมสามารถช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงความสับสนและแสดงตัวในเวลา/วันที่ที่ถูกต้องได้ นอกจากนี้ จดหมายตอบรับยังมีประโยชน์และช่วยเหลือพนักงานในรูปแบบต่างๆ ยกตัวอย่าง เช่น หากพนักงานต้องกู้ยืมเงิน พนักงานจะถูกขอให้ส่งจดหมายตอบรับเพื่อพิสูจน์ระยะเวลาการจ้างงานของเขา/เธอ ในกรณีเช่นนี้ พวกเขาจะมองหาวันที่เข้าร่วม

ที่ตั้งบริษัท

ข้อมูลที่ห้าที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลทุกคนควรระบุในจดหมายคือที่อยู่ที่ถูกต้องของสำนักงานที่พนักงานใหม่ควรจะทำงาน นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบรรษัทข้ามชาติและองค์กรขนาดใหญ่ที่มีสาขาและสำนักงานต่างกัน

ดังนั้นนี่คือรายละเอียดห้าอันดับแรกที่ไม่ควรลืมในรูปแบบจดหมายเสนอซื้อ สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ก่อนส่งจดหมายถึงพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรตรวจทานและตรวจทานให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาด เมื่อเสร็จแล้วบทความเกี่ยวกับการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพจดหมายก็ดีไป!